Einrichtung – Kleingarten

Diese Anleitung führt Schritt für Schritt durch die vollständige Einrichtung des WordPress-Plugins Kleingarten für einen Kleingartenverein – von der Installation bis zur ersten Rechnung.

Rechnen Sie für die Ersteinrichtung mit etwa zwei bis drei Stunden. Die Reihenfolge der Kapitel ist bewusst gewählt: Spätere Schritte setzen Einstellungen aus früheren voraus.

1. Voraussetzungen

Anforderung	Mindestversion
WordPress	6.0
PHP	8.0
Getestet bis	WordPress 7.0

Zusätzlich benötigen Sie:

Administratorrechte in der WordPress-Installation.
Einen funktionierenden E-Mail-Versand. Das Plugin verschickt Registrierungs- und Freischaltungsbenachrichtigungen über WordPress. Viele Hoster liefern wp_mail() unzuverlässig aus – prüfen Sie das vorab, sonst erreichen Ihre Mitglieder keine Nachrichten. Ein SMTP-Plugin schafft in der Regel Abhilfe.
Ein Theme, das Shortcodes in Seiten darstellt. Das trifft auf praktisch alle Themes zu.

Vor dem Start sichern: Legen Sie eine Sicherung von Datenbank und Dateien an. Das gilt besonders für ein Update von einer Version vor 2.0.0 – siehe Wichtige Hinweise.

2. Installation

Über das WordPress-Backend (empfohlen)

Plugins → Installieren aufrufen.
Nach Kleingarten suchen.
Jetzt installieren, anschließend Aktivieren.

Manuell per FTP

ZIP-Datei herunterladen und entpacken.
Ordner kleingarten nach /wp-content/plugins/ hochladen.
Unter Plugins aktivieren.

Nach der Aktivierung finden Sie im linken Admin-Menü vier neue Einträge – Parzellen, Zähler, Aufgaben und Rechnungen – sowie den Menüpunkt Kleingarten mit den Einstellungen.

Bei der Aktivierung legt das Plugin außerdem zwei Benutzerrollen an:

Rolle	Rechte
Kleingärtner:In	Darf sich anmelden und private Beiträge lesen
Ausstehender Kleingärtner	Keine Rechte – wartet auf Freischaltung durch den Vorstand

3. Grundeinstellungen

Öffnen Sie Kleingarten → Einstellungen. Die Einstellungen sind auf acht Reiter verteilt. Arbeiten Sie sie einmal von links nach rechts durch.

3.1 Reiter „Verein“

Diese Angaben erscheinen später auf den PDF-Rechnungen. Füllen Sie alle Felder aus, die Beispielwerte sind Platzhalter.

Feld	Beispiel
Vereinsname	KGV Mustergarten e.V.
Ort	Musterstadt
Postleitzahl	12345
E-Mail-Adresse	hallo@kgv-mustergarten.de
Offizielle Website	www.kgv-mustergarten.de
Bank	Beispielbank
IBAN	DEXX XXXX XXXX XXXX XX
BIC	XXXXDEXXXX
Steuernummer	XXXXXXXX
Finanzamt	Finanzamt Musterstadt

3.2 Reiter „Parzellen“

Pauschale Abrechnungsbestandteile

Hier definieren Sie wiederkehrende Posten, die für Parzellen abgerechnet werden – etwa Pacht, Umlagen oder Versicherungsbeiträge. Jede Zeile besteht aus:

Spalte	Bedeutung
Art	Bezeichnung des Postens, z. B. „Pacht“
Einheit	Bezugsgröße, z. B. „m²“ – darf leer bleiben
Betrag	Preis je Einheit bzw. Pauschalbetrag
Zuordnung	Alle Parzellen oder Einzelne Parzellen

Wählen Sie Alle Parzellen, gilt der Posten automatisch für jede Parzelle. Bei Einzelne Parzellen ordnen Sie ihn später auf der jeweiligen Parzelle einzeln zu.

Zählerarten

Legen Sie fest, welche Versorgungszähler es im Verein gibt – eine Einheit pro Zeile:

kWh
m3

Diese Liste steht später beim Anlegen eines Zählers zur Auswahl. Ohne Einträge lässt sich kein Zähler sinnvoll konfigurieren.

Lebensdauer der Schlüssel

Anzahl der Tage, die ein Ablese-Schlüssel gültig bleibt. Standard: 10 Tage. Mehr dazu in Kapitel 8.

3.3 Reiter „Mitglieder“

Abrechnungsbestandteile der Mitgliedschaft

Wie bei den Parzellen, aber mitgliedsbezogen – etwa der Mitgliedsbeitrag. Der Aufbau der Tabelle ist identisch.

Verfügbare Mitgliedschaftsstatus

Eine Bezeichnung pro Zeile, zum Beispiel:

Vollmitglied
Ersatzmitglied
Ehrenmitglied

Ämter und Funktionen

Die Ämter im Verein, eine Bezeichnung pro Zeile:

1. Vorsitzende:r
2. Vorsitzende:r
Kassenwart:in
Schriftführer:in
Fachberater:in

Ämter lassen sich jedem Mitglied im Profil zuweisen. Ein Mitglied kann mehrere Ämter haben.

Login-Seite

Wählen Sie hier die Seite aus, auf der Ihr Anmeldeformular steht. Legen Sie diese Seite in Kapitel 4 an und kommen Sie danach kurz hierher zurück.

Spam-Schutz

Statt eines Captchas nutzt das Registrierungsformular eine einfache Rückfrage:

Frage: z. B. „Wie viele Beine hat ein Gartenzwerg?“
Antwort: z. B. „zwei“

Wählen Sie eine Frage, die Mitglieder mühelos, ein Bot aber kaum beantwortet. Die Prüfung ist nicht case-sensitiv.

Preis pro Gemeinschaftsstunde

Der Betrag, mit dem nicht geleistete Gemeinschaftsstunden abgerechnet werden. Grundlage der automatischen Abrechnung in Kapitel 9.

3.4 Reiter „Inhalte“

Steuert die „Gefällt mir“-Funktion für Beiträge:

Beitragstypen mit automatischer Gefällt-mir-Box – wählen Sie aus, wo die Box automatisch erscheinen soll.
Position der Gefällt-mir-Box – oberhalb oder unterhalb des Inhalts. Standard: oben.

Wer die Box gezielt platzieren möchte, lässt diese Auswahl leer und setzt stattdessen den Shortcode [kleingarten_likes] von Hand.

3.5 Reiter „Aufgaben“

Status im Admin-Menü anzeigen – blendet die Status-Verwaltung als Untermenü unter „Aufgaben“ ein. Standardmäßig aktiviert.

3.6 Reiter „Benachrichtigungen“

Drei unabhängig schaltbare E-Mails. Jede lässt sich in Betreff und Text anpassen:

Benachrichtigung	Empfänger	Auslöser
Registrierung	Vorstand	Ein neues Mitglied registriert sich
Freischaltung	Mitglied	Der Vorstand schaltet das Konto frei
Neuer Beitrag	Mitglieder	Ein Beitrag der gewählten Beitragstypen erscheint

Bei der Beitragsbenachrichtigung wählen Sie zusätzlich, welche Beitragstypen einen Versand auslösen.

Mitglieder entscheiden selbst, ob sie Beitragsbenachrichtigungen erhalten möchten. Die Einstellung dafür steht in ihrem Profil im Mitgliederbereich (Kapitel 4). Wer nicht zugestimmt hat, bekommt keine E-Mail.

3.7 Reiter „Finanzen“

Währung – Standard: EUR.
Rechnungsnummernformat – Standard: %s-%03d. Dabei steht %s für das Jahr und %03d für eine dreistellige laufende Nummer. Aus dem Standard entsteht also 2026-001, 2026-002 und so fort. Für vierstellige Nummern schreiben Sie %s-%04d.

3.8 Reiter „Erweitert“

Credits im Footer anzeigen – blendet einen dezenten Hinweis auf das Plugin ein. Abschaltbar.
DOMPDF-Credits – Hinweis auf die PDF-Bibliothek, die die Rechnungen erzeugt.

4. Seiten für den Mitgliederbereich anlegen

Das Plugin liefert keine Seiten mit. Sie legen sie unter Seiten → Erstellen selbst an und fügen den passenden Shortcode ein. Folgende vier Seiten bilden einen vollständigen Mitgliederbereich.

Seite „Anmelden“

[kleingarten_login_form register_page="/registrieren" redirect_to="/mitgliederbereich"]

Attribut	Bedeutung
`register_page`	Adresse der Registrierungsseite – blendet einen Link ein
`redirect_to`	Ziel nach erfolgreicher Anmeldung
`logged_out_page`	Ziel nach dem Abmelden

Tragen Sie diese Seite anschließend unter Einstellungen → Mitglieder → Login-Seite ein.

Seite „Registrieren“

[kleingarten_register_form terms_of_use_url="/datenschutz" anti_spam_challenge="true"]

Attribut	Bedeutung
`terms_of_use_url`	Link zu Datenschutz oder Nutzungsbedingungen
`anti_spam_challenge`	`true` aktiviert die Sicherheitsfrage aus Kapitel 3.3

Seite „Mitgliederbereich“

[kleingarten_member_profile]

[kleingarten_member_profile_settings]

[kleingarten_cost_overview]

kleingarten_member_profile zeigt die Stammdaten des angemeldeten Mitglieds.
kleingarten_member_profile_settings erlaubt dem Mitglied, eigene Daten zu pflegen und Benachrichtigungen zu abonnieren.
kleingarten_cost_overview stellt die anstehenden Kosten dar.

Seite „Meine Parzelle“

[kleingarten_my_plot allow_reading_submission="true"]

Zeigt die zugewiesene Parzelle samt Zählern. Mit allow_reading_submission="true" dürfen Mitglieder ihre Zählerstände direkt hier eintragen – ohne Schlüssel, da sie bereits angemeldet sind.

Der Bestätigungstext der Checkbox lässt sich anpassen:

[kleingarten_my_plot allow_reading_submission="true" checkbox_label="Datum und Zählerstand habe ich geprüft."]

Menü nicht vergessen: Verlinken Sie die Seiten unter Design → Menüs, damit Mitglieder sie finden.

5. Parzellen anlegen

Legen Sie zuerst die Parzellen an – Zähler und Mitglieder werden später daran gehängt.

Parzellen → Erstellen aufrufen.
Als Titel die Bezeichnung eintragen, z. B. „Parzelle 12″ oder „12a“.
Die Metaboxen ausfüllen:

Box	Inhalt
Pacht	Fläche und Pacht pro Flächeneinheit
Pauschale Abrechnungsbestandteile	Posten, die Sie in Kapitel 3.2 als Einzelne Parzellen angelegt haben
Zählerzuordnung	Zähler dieser Parzelle – erst möglich, wenn Zähler existieren

Veröffentlichen.

Wiederholen Sie das für alle Parzellen. Bei größeren Anlagen empfiehlt sich eine einheitliche Benennung, weil die Liste alphabetisch sortiert: „Parzelle 007″ statt „Parzelle 7″ hält die Reihenfolge auch jenseits von Nummer 9 korrekt.

6. Zähler anlegen und zuordnen

Zähler → Erstellen aufrufen.
Als Titel eine eindeutige Bezeichnung wählen, idealerweise mit Zählernummer: „Strom Parzelle 12 (Nr. 4711)“.
Metaboxen ausfüllen:

Box	Inhalt
Zählerart	Auswahl aus den in Kapitel 3.2 definierten Arten
Einheit	Maßeinheit, z. B. kWh oder m³
Parzellenzuordnung	Die zugehörige Parzelle
Zählerstände	Ablesungen mit Datum – auch nachträglich erfassbar
Ablese-Schlüssel	Schlüssel für die Selbstablesung (Kapitel 8)

Veröffentlichen.

Ein Zähler kann mehreren Parzellen zugeordnet werden. Das ist für Gemeinschaftszähler gedacht, etwa einen Wasserzähler für mehrere Parzellen.

Erste Ablesung erfassen: Tragen Sie in der Box Zählerstände den aktuellen Stand mit Datum ein. Ohne Anfangswert kann die erste Abrechnung keinen Verbrauch berechnen – der Verbrauch ergibt sich stets aus der Differenz zweier Ablesungen.

7. Mitglieder aufnehmen

7.1 Der Registrierungsablauf

Das Mitglied registriert sich über Ihre Registrierungsseite.
Es erhält automatisch die Rolle Ausstehender Kleingärtner – ohne jede Berechtigung.
Der Vorstand erhält eine E-Mail (sofern in Kapitel 3.6 aktiviert).
Der Vorstand prüft und schaltet frei, indem er die Rolle auf Kleingärtner:In ändert.
Das Mitglied erhält die Freischaltungs-E-Mail und kann sich anmelden.

Neue Konten erhalten immer die Rolle „Ausstehender Kleingärtner“ – unabhängig davon, was unter Einstellungen → Allgemein als Standardrolle eingestellt ist. Das ist beabsichtigt: Niemand gelangt ohne Freigabe des Vorstands in den Mitgliederbereich.

7.2 Mitglieder anlegen und pflegen

Unter Benutzer finden Sie bei jedem Konto den zusätzlichen Abschnitt Garten:

Feld	Bedeutung
Rechnungsadresse	Straße, Postleitzahl, Ort – erscheint auf der PDF-Rechnung
Mitgliedschaftsstatus	Auswahl aus Kapitel 3.3
Parzelle	Die gepachtete Parzelle
Gemeinschaftsstunden	Jährlich zu leistende Pflichtstunden
Ämter und Funktionen	Zuweisung aus Kapitel 3.3, Mehrfachauswahl möglich

Der Name stammt aus den Standardfeldern Vor- und Nachname weiter oben im Profil.

Bestehende Mitglieder können Sie auch direkt über Benutzer → Neu hinzufügen anlegen und ihnen sofort die Rolle Kleingärtner:In geben – der Registrierungsweg entfällt dann.

8. Zählerstände erfassen

Es gibt drei Wege. Sie schließen einander nicht aus.

Weg 1: Erfassung durch den Vorstand

Auf dem Bearbeitungsbildschirm des Zählers in der Box Zählerstände Datum und Stand eintragen. Geeignet für Sammelablesungen.

Weg 2: Selbstablesung im Mitgliederbereich

Auf der Seite „Meine Parzelle“ mit allow_reading_submission="true". Das Mitglied ist angemeldet und sieht nur die eigenen Zähler. Der bequemste Weg für alle Beteiligten.

Weg 3: Ablesung per Schlüssel – ohne Anmeldung

Für Mitglieder ohne Benutzerkonto:

Zähler öffnen, in der Box Ablese-Schlüssel auf Schlüssel hinzufügen klicken.
Das Plugin erzeugt einen Zahlencode und zeigt das Ablaufdatum an – standardmäßig 10 Tage (Kapitel 3.2).
Code an das Mitglied weitergeben, per Brief, Aushang oder E-Mail.
Das Mitglied ruft eine Seite mit diesem Shortcode auf:

[kleingarten_submit_meter_reading_form]

Dort gibt es den Code ein und trägt den Zählerstand ein.

Eigenschaften der Schlüssel:

Jeder Schlüssel gehört zu genau einem Zähler.
Nach Ablauf der Lebensdauer wird er ungültig.
Sie können Schlüssel jederzeit vorzeitig deaktivieren oder löschen.
Ein abgelaufener oder deaktivierter Schlüssel meldet dem Nutzer „Schlüssel abgelaufen“ bzw. „Schlüssel nicht verwendbar“.

9. Arbeitseinsätze und Gemeinschaftsstunden

9.1 Vorbereitung

Legen Sie unter Aufgaben → Status die Bearbeitungsstände an, die Ihr Verein braucht – zum Beispiel:

Geplant
Läuft
Erledigt

Über Aufgaben → Projekte können Sie Aufgaben zusätzlich zu größeren Vorhaben bündeln, etwa „Frühjahrsputz 2026″.

9.2 Aufgabe anlegen

Aufgaben → Erstellen.
Titel und Beschreibung eintragen – hier steht der vollständige Editor zur Verfügung.
Status und optional ein Projekt zuweisen.
In der Box Teilnehmer die Mitglieder eintragen, die mitgearbeitet haben, jeweils mit den geleisteten Stunden.
Veröffentlichen.

9.3 Überblick behalten

Aufgaben → Aufgabenübersicht zeigt den Stand aller Aufgaben auf einen Blick.

Die geleisteten Stunden werden je Mitglied summiert und gegen die im Profil hinterlegten Pflichtstunden gerechnet. Die Differenz fließt später automatisch in die Rechnung ein – bewertet mit dem Preis pro Gemeinschaftsstunde aus Kapitel 3.3.

10. Rechnungen erstellen

10.1 Voraussetzungen

Bevor Sie die erste Rechnung schreiben, muss stimmen:

Vereinsdaten im Reiter „Verein“ sind vollständig – sie stehen im Briefkopf.
Rechnungsadresse des Mitglieds ist im Profil hinterlegt.
Abrechnungsbestandteile sind definiert.
Zählerstände liegen für Anfang und Ende des Zeitraums vor.

10.2 Rechnung anlegen

Rechnungen → Erstellen.
Metaboxen ausfüllen:

Box	Inhalt
Empfänger	Das Mitglied – Adresse wird aus dem Profil übernommen
Posten	Die Rechnungspositionen
Summe	Wird automatisch berechnet
Daten	Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
Nummer	Wird nach dem Format aus Kapitel 3.7 vergeben

Veröffentlichen.

Beim Veröffentlichen passiert zweierlei: Die Rechnungsnummer wird endgültig vergeben, und die abgerechneten Gemeinschaftsstunden werden bei den betroffenen Aufgaben als abgerechnet markiert. Dadurch tauchen sie in keiner weiteren Rechnung auf.

10.3 PDF erzeugen

Auf der veröffentlichten Rechnung erscheint die Schaltfläche PDF erzeugen. Das erzeugte Dokument enthält Vereinsdaten samt Bankverbindung, Empfängeranschrift, Parzellenbezeichnung, alle Posten mit Kommentaren und die Gesamtsumme.

Prüfen Sie die erste PDF-Rechnung sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor Sie in Serie gehen. Fehlende Vereinsangaben fallen hier sofort auf.

11. Interne Inhalte für Mitglieder

Mitglieder mit der Rolle Kleingärtner:In dürfen private Beiträge lesen. Damit lassen sich Protokolle, Satzung oder interne Mitteilungen veröffentlichen, ohne sie öffentlich zu machen.

Beitrag intern veröffentlichen: Beim Bearbeiten die Sichtbarkeit auf Privat setzen.

Interne Beiträge auflisten:

[kleingarten_private_posts]

Anzahl anzeigen – etwa als Hinweis „3 neue interne Beiträge“:

[kleingarten_number_of_private_posts]

Einzelnen Abschnitt schützen – nur der eingeschlossene Text ist geschützt, der Rest der Seite bleibt öffentlich:

[kleingarten_private_content refusal_output="Nur für Mitglieder."]
Der Vorstand trifft sich am ersten Dienstag im Monat um 19 Uhr im Vereinsheim.
[/kleingarten_private_content]

Gefällt-mir-Box setzen:

[kleingarten_likes label="%u Mitglieder gefällt das" login_url="/anmelden"]

%u wird durch die Anzahl ersetzt. Über login_url leiten Sie nicht angemeldete Besucher zur Anmeldung.

12. Shortcode-Referenz

Shortcode	Zweck	Attribute
`kleingarten_login_form`	Anmeldeformular	`register_page`, `redirect_to`, `logged_out_page`
`kleingarten_register_form`	Registrierungsformular	`terms_of_use_url`, `anti_spam_challenge`
`kleingarten_member_profile`	Stammdaten des Mitglieds	–
`kleingarten_member_profile_settings`	Selbstverwaltung des Profils	–
`kleingarten_my_plot`	Eigene Parzelle mit Zählern	`allow_reading_submission`, `checkbox_label`
`kleingarten_submit_meter_reading_form`	Ablesung per Schlüssel	–
`kleingarten_cost_overview`	Kostenübersicht	–
`kleingarten_private_posts`	Liste interner Beiträge	–
`kleingarten_number_of_private_posts`	Anzahl interner Beiträge	–
`kleingarten_private_content`	Geschützter Textabschnitt	`refusal_output`
`kleingarten_likes`	Gefällt-mir-Box	`label`, `login_url`

13. Wichtige Hinweise

Passwort-Zurücksetzen ist deaktiviert

Das Plugin schaltet die WordPress-Funktion „Passwort vergessen“ für die gesamte Website ab – auch für Administratoren. Das schützt davor, dass Unbefugte über die Passwort-Wiederherstellung an Konten gelangen.

Was das für Sie bedeutet:

Bewahren Sie das Administratorpasswort sicher auf. Über den normalen Weg kommen Sie nicht mehr hinein.
Vergessen Mitglieder ihr Passwort, setzt der Vorstand es unter Benutzer von Hand neu.
Nehmen Sie diesen Ablauf in Ihre Mitgliederinformation auf, sonst landen die Rückfragen ungefiltert beim Vorstand.

Update auf 2.0.0 – Datenverlust

Version 2.0.0 hat die Datenhaltung grundlegend umgebaut. Zählerstände, Ablese-Schlüssel, Zählerzuordnungen, Aufgabenteilnahmen und Rechnungsposten werden beim Update nicht übernommen und müssen neu erfasst werden. Parzellen, Zähler, Aufgaben und Mitglieder bleiben erhalten.

Sichern Sie vor einem Update von einer Version vor 2.0.0 unbedingt die Datenbank und planen Sie Zeit für die Neuerfassung ein.

Datenschutz

Sie verarbeiten personenbezogene Daten: Namen, Anschriften, Pachtverhältnisse und Verbrauchsdaten. Denken Sie an:

Eine Datenschutzerklärung, die diese Verarbeitung abdeckt.
Eine Verlinkung im Registrierungsformular über terms_of_use_url.
Regelmäßige Sicherungen und aktuelle WordPress- und Plugin-Versionen.
Eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) – bei Anmeldeformularen unverzichtbar.

Sichtbarkeit der Daten

Parzellen, Zähler, Aufgaben und Rechnungen sind nicht öffentlich abrufbar. Sie erscheinen weder in der Websitesuche noch unter einer eigenen Adresse und sind ausschließlich im Backend zugänglich. Mitglieder sehen ihre eigenen Daten über die Shortcodes im Mitgliederbereich.

14. Einrichtungs-Checkliste

Zum Abhaken:

Grundlagen

[ ] Sicherung angelegt
[ ] Plugin installiert und aktiviert
[ ] E-Mail-Versand geprüft
[ ] HTTPS aktiv

Einstellungen

[ ] Vereinsdaten vollständig
[ ] Pauschale Abrechnungsbestandteile für Parzellen definiert
[ ] Zählerarten definiert
[ ] Abrechnungsbestandteile der Mitgliedschaft definiert
[ ] Mitgliedschaftsstatus definiert
[ ] Ämter und Funktionen definiert
[ ] Spam-Schutzfrage gesetzt
[ ] Preis pro Gemeinschaftsstunde gesetzt
[ ] Benachrichtigungen konfiguriert
[ ] Währung und Rechnungsnummernformat geprüft

Seiten

[ ] Anmeldeseite angelegt
[ ] Registrierungsseite angelegt
[ ] Mitgliederbereich angelegt
[ ] Seite „Meine Parzelle“ angelegt
[ ] Login-Seite in den Einstellungen hinterlegt
[ ] Seiten ins Menü aufgenommen

Stammdaten

[ ] Alle Parzellen angelegt
[ ] Alle Zähler angelegt und Parzellen zugeordnet
[ ] Anfangsablesung je Zähler erfasst
[ ] Aufgabenstatus definiert
[ ] Mitglieder angelegt, Parzellen und Pflichtstunden zugewiesen

Probelauf

[ ] Testregistrierung durchgeführt und freigeschaltet
[ ] Zählerstand als Mitglied eingetragen
[ ] Ablesung per Schlüssel getestet
[ ] Testrechnung erstellt und PDF geprüft